ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.

Manejar el tiempo obliga a ser explícito en cuanto al valor que se le da a la vida personal y profesional, y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar tiempo le ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales se está sometido, facilitándo entonces el logro de objetivos, y evitando el estrés y el cansancio.

CONTROLE SU TIEMPO 

 

Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo (en esta sección encontrará artículos, enlaces, y otros recursos). Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos básicos para controlar el tiempo:

• Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días (mejor aún, una semana), lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.
• Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.
• Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, etc.
• Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:

1. Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible. 
2. Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo.
3. Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc. 

ENFOQUES EN LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

EL ENFOQUE “ORGANÍCESE”

Sostiene que la mayoría de los problemas que conciernen a la administración del tiempo se deben al caos: a la falta de orden en nuestra vida. La solución que se propone son los sistemas: sistemas de archivo, sistemas de bandeja de entrada y salida, sistemas de recordatorios, sistema de base de datos. 

La organización en tres ámbitos:

• Organización de las cosas, ordenarlo todo. 
• Organizar las tareas. Establecer el orden y la secuencia de los asuntos pendientes. 
• Organización de las personas, especificar lo que usted puede hacer y lo que los demás pueden hacer, delegar, crear sistemas para la mantenerse al tanto de lo que está sucediendo.

El enfoque no sólo permite para los individuos sino también para las organizaciones, es el momento propicio para reorganizar, reestructurar, movilizar y “actuar todos juntos”.

Ventajas: la organización ahorra tiempo y permite alcanzar una mayor eficiencia. La organización aporta claridad mental y orden.

Desventajas: a menudo la organización se convierte en un fin en sí misma en lugar de ser un medio al servicio de fines importantes. Mucha gente que se ocupa de organizar cree que está consiguiendo que las cosas se hagan, cuando en realidad es posible que estén retrasando una tarea importante.

EL ENFOQUE DEL GUERRERO (SUPERVIVIENCIA Y PRODUCCIÓN)

Es preservar el tiempo de que se dispone para concentrarse y producir. Trabajamos en lugares en los que la tarea por realizar supera las posibilidades del persona. Hay mensajes grabados que contestar y un constante desfile de gente que golpea a nuestra puerta. Sabemos que nos será imposible hacer la contribución que deseamos sino contamos con un período de tiempo.

El guerrero del tiempo sabe que si no hace algo para impedirlo, el sistema se convertirá en una avalancha que lo sepultará vivo.

• Aislamiento: protección recurriendo a secretarias, propuestas cerradas, contestadores automáticos, niñeras por horas y comunicaciones lacónicas. 
• Alejamiento: traslado a un lugar donde se pueda estar solo y por lo tanto, a cubierto de interrupciones.
• Delegación; se asignan tareas a otras personas para disponer de tiempo para dedicarlo a realizar un solo trabajo más efectivo.

Ventajas: implica que cada cual debe asumir la responsabilidad en lo que se refiere al aprovechamiento de su tiempo.

Todos necesitamos de ven en cuando esta clase de tiempo, sobre todo cuando nos ocupamos de algo que requiere mucha creatividad. 

Desventajas: el supuesto básico de este enfoque es que los demás son el enemigo. Es un paradigma de supervivencia: aíslese, aléjese, intimide. Interponga barreras. Controle las reuniones sin enfadar a la gente. Diga que no. Aprenda a ahuyentar a la gente de su oficina. Ponga el cartel de BASTA en medio de una conversación: simplemente, asegúrese de que lo hace de que lo que hace en medio de una frase suya.

Este enfoque nos permite librarnos de la gente y hacer lo que queremos. Pero cuando lo que queremos incluye a la gente, a menudo comprobamos que no están muy dispuestos a cooperar.

EL ENFOQUE DE LA META (LOGRO)

Asegúrate de lo que quieres y concentra tus esfuerzos en lograrlo…

Incluye técnicas como la planificación a corto, mediano y largo plazo, la fijación de metas, la visualización, la automotivación y la adopción de una actitud mental positiva.

Ventajas: Éste es el enfoque del ejecutante de nivel mundial, es el poder gracias al cual la producción de un gran talento puede ser puesta por la de un talento menor que éste dispuesto a pagar el precio: dirigir las fuerzas, concentrar la energía, excluir toda distracción, no permitir que nada se interponga.

Desventajas: hay muchísimas personas que utilizan este enfoque de la meta para trepar por la escalera del éxito, sólo para descubrir que esa escalera está apoyada en la pared equivocada.

Cuando las metas no se basan en los principios y necesidades primarias, la energía concentrada y la resolución que hacen imposible el éxito pueden llevar a que las personas no adviertan el desequilibrio que hay en su vida.

EL ENFOQUE ABC (PRIORIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE VALORES)

Usted puede hacer lo que desee, pero no puede hacerlo todo,

Se basa en el enfoque de la meta y añade el importante concepto de secuencia “Concentre primero sus esfuerzos en las tareas más importantes” incluya técnicas como la de clarificación de valores y la clasificación de tareas.

Ventajas: comenzar por las cosas más importantes, introduce orden y secuencia. Las obras más recientes amplían el concepto hasta abarcar las prioridades permanentes. Afirman que las cosas más importantes.

Desventajas: su principal defecto es que la clarificación de los valores no toma en cuenta que hay principios, que rigen la calidad de vida. Esa omisión lleva a menudo a la gente a optar por valores que son contrarios a las leyes de la naturaleza. Guiarse por esos valres conduce a la frustración y el fracaso.

El hecho de que valoremos algo en un momento determinad de nuestra vida no significa necesariamente que, de lograrlo, obtendremos una felicidad permanente. La historia está llena de ejemplos de individuos y sociedades que consiguieron lo que valoraban sin alcanzar por eso el éxito o la felicidad.

No sólo debemos poner en juego la autoconciencia, sino también las demás dotes: la conciencia moral, la imaginación y la voluntad independiente. Lo fundamental es que si nuestras metas no se basan firmemente en principios correctos, nunca alcanzaremos la realización ni la calidad de vida.

EL ENFOQUE DEL INSTRUMENTO MÁGICO (TECNOLOGÍA)

Se basa en la creencia de que un instrumento adecuado (ya sea un programa de actividades, un sistema de planificación, un programa de ordenador, un ordenador portátil o de bolsillo) nos permitirá aportar calidad a nuestra vida.

El supuesto básico es que los sistemas y estructuras nos ayudarán a ser más efectivos.

Ventajas: sin duda el uso efectivo de los instrumentos es muy valioso, utilizar una simple agenda cuando podemos recurrir a un sistema de planificación que nos ayude a:

• Tener presentes las prioridades. 
• Tener a la vista metas. 
• Organizar la información de uso frecuente y acceder rápidamente a ella.

Manejar algo que sugiere orden inspira un sentimiento de orden. Es satisfactorio poner las cosas por escrito.

Desventajas: los paradigmas fundamentales en que se basa el diseño de la mayor parte de los instrumentos destinados a administrar el tiempo se remontan al enfoque de la meta y al enfoque ABC.

El supuesto básico de que la tecnología también es deficiente. Ningún instrumento, ni siquiera el más perfeccionado, puede sustituir la visión, el juicio, la creatividad, carácter o la competencia. Tampoco un excelente sistema organizativo cambiará nuestra vida, aunque a menudo es lo que implícitamente se promete. Una buena herramienta puede aumentar nuestra capacidad para crear calidad de vida, pero no puede crearla por nosotros. Los instrumentos actuales fomentan el “hacer humano” y no el “ser humano”.

Algunos asesores en administración de oficinas comprobaron que los planificadores se utilizaban para registrar citas o quedaban olvidados en un cajón del escritorio.

EL ENFOQUE DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO 101(HABILIDADES)

Según el cual administrar el tiempo es una habilidad. Para desempeñarnos con efectividad en el mundo actual tenemos que dominar ciertas habilidades básicas:

• Usar un planificador o una agenda de citas.
• Confeccionar listas de asuntos pendientes.
• Fijarnos metas.
• Organizar. 
• Priorizar.

La teoría sostiene que estas habilidades básicas representan una forma de alfabetización  social necesaria para la supervivencia.

Ventajas: se logran algunas mejoras, sobre todo en lo que se refiere a las habilidades laborales por la empresa.

Desventajas: como primer problema debemos mencionar la profundidad y la calidad de la capacitación. Es interesante destacar que muchas personas que no ponen tanto énfasis en la organización ni usan sistemas avanzados de planificación, disfrutan de más paz interior, relaciones más gratificantes y mayor satisfacción en su vida que otras que sí lo hacen.

La calidad individual o empresarial depende de que tanto el carácter como la conducta estén en armonía  con los principios correctos. Pero pocas veces se capacita a la gente para aplicar esos principios adecuadamente. Las habilidades, por sí solas, no son la solución.

EL ENFOQUE DE DEJARSE LLEVAR POR LA CORRIENTE (ARMONÍA Y RITMOS NATURALES)

El paradigma básico es que aprendieron a dejarnos llevar por la corriente y volviendo a los ritmos naturales recuperaremos la espontaneidad y la serenidad que son propias de nuestro ser. Este enfoque se basa también en la investigación biológica, según la cual todos los seres vivos tienen ciertas vibraciones y el hecho de vivir en nuestro mundo mecánico de relojes, nanosegundos, ordenadores y teléfonos móviles trastorna los ritmos naturales organismos y provoca enfermedades y otros problemas.

Ventajas: se ha dicho que los arqueólogos que algún día desentierren las reliquias de nuestra civilización sin duda concluirán que nuestra sociedad rendía culto a los relojes, hay relojes en las escuelas, en los templos, en la oficina, en cada habitación de nuestros hogares, incluso llevamos pequeños relojes en la muñeca. En medio de la marcha veloz y aparentemente forzada, experimentamos uno de esos momentos “intemporales”  en que la cadencia de vuelve gradualmente inaudible en el gozo del momento.

EL ENFOQUE DEL RESTABLECIMIENTO (AUTOCONCIENCIA)

El paradigma básico es que hay deficiencia psíquica esencial producida por el medio, la herencia, la imposición de guiones y otras influencias que se manifiestan como conductas de administración del tiempo contraproducentes o disfuncionales.

Un individuo puede convertirse en “perfeccionista”, en cuyo caso temerá delegar funciones, se sentirá inclinado a ocuparse de minucias y dedicará un tiempo excesivo a proyectos que van más allá de una efectiva utilización de los recursos disponibles. Alguien etiquetado como “deseoso” de agradar puede asumir demasiados compromisos y trabajar en exceso por temor al rechazo. La solución, según este enfoque, consiste en que el individuo se restablezca de las deficiencias psíquicas o sociales que crearon problemas en la administración del tiempo.

Ventajas: el enfoque es valioso porque se concentra en algunos de los paradigmas que determinan nuestra conducta, es decir, en las raíces del problema.

Desventajas: los métodos de restablecimiento que se surgieron son tan variados como los que propicia el movimiento general de restablecimiento.

Ni siquiera brinda un enfoque unificado de la solución, y los variados enfoques aceptados se contradicen entre sí aun respecto de cuestiones básicas. No se ocupa en absoluto de muchos otros problemas adyacentes, presentes en la administración del tiempo. La autoconciencia es valiosa en sí misma pero incompleta.